Готовая CRM или разработка под заказ: что выбрать бизнесу

Перед владельцем бизнеса, который решил внедрить CRM, два пути: подписаться на готовую облачную CRM или заказать разработку системы под свои процессы. У обоих вариантов есть сильные стороны, и ошибка в выборе потом обходится дорого. Сравним готовую CRM и индивидуальную разработку по затратам, гибкости, владению данными и интеграциям, а в конце дадим список вопросов для принятия решения.

Как устроена готовая CRM

Готовая CRM — обычно облачный сервис, который работает в браузере или приложении. Вы регистрируетесь, оплачиваете подписку и пользуетесь стандартным набором: база клиентов, воронка продаж, задачи, отчёты. Этапы и поля можно настроить под себя.

Плюсы:

• быстрый старт — система уже готова, её нужно только настроить;
• небольшие стартовые затраты;
• обновлениями и серверами занимается владелец сервиса;
• у многих сервисов есть возможность попробовать перед покупкой.

Минусы:

• подстраиваться приходится вам, а не программе;
• во многих сервисах оплата зависит от числа пользователей, и с ростом команды растут расходы;
• связать CRM с местными сервисами, бухгалтерией или складом бывает сложно или невозможно;
• данные хранятся на серверах владельца сервиса;
• нужной функции нет — добавить её вы не можете.

Что такое CRM под заказ

Индивидуальная система строится под ваш процесс — с нуля или на готовой основе. В ней только нужные разделы, а интерфейс сделан на языке сотрудников и под их привычный способ работы.

Плюсы:

• полное соответствие процессу, никаких лишних кнопок и разделов;
• склад, касса, производство могут жить в одной системе с CRM;
• интеграции с местными платёжными системами, SMS-сервисами и бухгалтерией;
• система и данные под вашим контролем;
• рост числа пользователей не увеличивает ежемесячную подписку.

Минусы:

• выше стартовые затраты и нужно время на разработку;
• придётся уделить время описанию процессов;
• нужна надёжная команда, которая будет сопровождать систему после запуска.

Готовая CRM и разработка под заказ: сравнение

Критерий	Готовая CRM	CRM под заказ
Скорость старта	Быстро	Нужно время на разработку
Стартовые затраты	Небольшие	Выше
Затраты в долгую	Постоянная подписка	В основном поддержка и развитие
Соответствие процессу	Под стандартные процессы	Полностью под ваш
Интеграции	Ограничены возможностями сервиса	С нужными вам системами
Данные	На серверах сервиса	На выбранном вами сервере
Язык и интерфейс	Как предлагает сервис	Узбекский и русский, под сотрудников
Развитие	Зависит от планов сервиса	Планируете вы

Когда хватит готовой CRM

• Процесс продаж стандартный: заявка, общение, сделка, оплата.
• Команда небольшая, резкого роста в ближайшее время не ожидается.
• Склад, производство или сложные расчёты внутри CRM не нужны.
• Хочется быстро запуститься и на практике понять свои потребности.

В таком случае готовая CRM — хорошая отправная точка. Она приучает команду к порядку и помогает собрать конкретные требования для следующего шага.

Что проверить на тестовом периоде готовой CRM

• Поработайте несколько дней с реальными клиентами, а не с демо-данными.
• Посчитайте, сколько действий нужно менеджеру от новой заявки до закрытой сделки.
• Проверьте, как в систему попадают заявки из Telegram, с телефона и сайта.
• Попробуйте собрать отчёты, которые нужны руководителю.
• Убедитесь, что данные можно полностью выгрузить: это критично, если позже придётся переезжать.

Когда нужна разработка CRM под заказ

• Процесс нестандартный: производство, дистрибуция, посещаемость и оплаты в учебном центре, аренда, выездные мастера.
• Вместе с CRM в одной системе нужны склад, касса и финансы.
• Требуется глубокая связь с местными сервисами и вашими текущими программами.
• Важно, где именно хранятся данные.
• Пользователей много, и подписка из года в год дорожает.
• Нужно отдельное мобильное приложение для торговых агентов или курьеров.

Есть и гибридный путь

Выбор не всегда «или-или». Некоторые компании начинают с готовой CRM, разбираются в своём процессе и затем на основе опыта заказывают собственную систему. Другие оставляют готовую CRM и подключают к ней через API отдельные модули — например, склад или приложение агента. Главное, чтобы решение исходило из процесса и планов развития.

Вопросы, на которые стоит ответить до решения

1. Наш процесс стандартный или в нём много особенных шагов?
2. С какими системами CRM должна обмениваться данными?
3. Как изменится число пользователей в ближайшие годы?
4. Насколько для нас важно, где хранятся данные?
5. На каком языке и с каких устройств работают сотрудники?
6. Кто будет поддерживать систему после запуска?
7. Сравнили ли мы общую стоимость на горизонте нескольких лет, а не одного месяца?

На что смотреть, заказывая разработку

• Техническое задание и этапы должны быть прописаны, а первый этап — ограничен самым необходимым.
• Права на исходный код, сервер и данные лучше заранее закрепить в договоре.
• Порядок резервного копирования и условия поддержки должны быть понятны.
• Хороший разработчик сначала задаёт вопросы о процессе, а не сразу называет цену.

Чем поможет UFLEX

UFLEX — IT-команда из Намангана, которая занимается разработкой CRM и ERP под заказ, размещением на сервере и сопровождением. Если увидим, что для вашего процесса достаточно готовой CRM, так и скажем. С клиентами из Ташкента и других городов работаем удалённо.

Частые вопросы

Можно ли перейти с готовой CRM на собственную систему?

Да. Данные из готовой CRM обычно выгружаются и переносятся в новую систему, а накопленный опыт делает техническое задание точнее.

Разработка под заказ всегда дороже?

Стартовые затраты обычно выше, но сравнивать нужно с подпиской на длинной дистанции. Точная цена зависит от задачи — оставьте заявку, и мы её оценим.

Кому принадлежит исходный код?

Это определяется договором. Рекомендуем обсудить вопрос до начала работ и зафиксировать его в документах.

Сомневаетесь между готовой CRM и разработкой под заказ? Оставьте заявку или напишите в Telegram — разберём ваш процесс и честно скажем, какой путь разумнее.